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作为一个均衡的框架,IDM融合了用于支持绩效管理流程的强大功能和针对企业内部各种数据的统一管理。
只有IDM (整合型数据模型) 才能支持闭环式的绩效管理流程,提供通用的框架结构来确保信息的一致性,保持必要的业务逻辑和相互关系,从而得到最终结果,并使客户能够对进一步的细节加以提取,开展假设性分析,完整地把握每个决策。
支持闭环绩效管理流程
目前,越来越多的企业都面临着如何及时、准确地提供信息的巨大压力—只有提供及时准确的信息才能有效地支持绩效管理流程,改进企业的运营绩效,实现股东利益的最大化。但是,要做好这一点,往往涉及到诸多的信息系统,甚至需要专门安排值得信赖的顾问来搜集整个企业的财务和运营数据。因此,在做出决策之前,企业的管理者还要对数据进行汇编、整理和分析。这是一种效率较低的工作流程,企业不得不花费很多时间来修改不一致的数据。这样,管理者所做出的决策就面临不必要的拖延,带来商机的延误甚至损失。
为了能够实时地将准确的信息内容提供给企业决策者,大部分企业都已经建设了各种数据仓库,或者实施了ERP系统,并为此投入大量的人力和物力。然而,这两种措施却几乎都还不能达到改善绩效管理的目的。数据仓库缺乏进行假设性分析所需的业务逻辑和关联性;而ERP系统则过于僵化,无法满足业务的多种需求,迫使用户在该系统之外进行相关的业务分析。
在这种情况下,对企业来说较好的解决办法就是采用基于目标的应用程序,实现特定的绩效管理功能,同时通过IDM与统一的数据加以连接。借助共同的IDM框架的应用,企业的决策者就不再需要在进行绩效评估前对数据进行调整。例如,IDM能够使企业汇总的财务数据符合GAAP(美国会计标准)要满足盈利分析的要求。实际中有许多数据可用于规划和预测,但是对于类似历史销售数据那样的关键数据,无论在企业中谁在使用,怎么使用,都将保持不变。
IDM可以保证企业在进行数据调整来实现数据一致性的过程中,不需要将大量的数据移植到数据仓库中,或对数据、账目表格等进行复制,从而避免了数据的不统一或者前后业务逻辑的丢失。只有IDM才能支持闭环式的绩效管理流程,提供通用的框架结构来确保信息的一致性,保持必要的业务逻辑和相互关系,从而了解到最终结果,并让用户可以对进一步的细节加以提取,开展假设性分析,最大可能地保证每个决策的正确性和合理性。
下面我们将详细描述绩效管理周期,明确信息混乱状况带来的挑战,介绍IDM的功能,以及支持闭环式绩效管理系统的平台给我们带来的好处。
应对信息混乱的挑战
对于大多数企业来说,绩效管理工作往往涉及诸多业务流程,包括财务数据的汇总、记分卡、计划、盈利分析以及管理报表等。直到今天,仍然有很多企业把所有类似的工作环节视为相互独立的流程。这会导致企业无法获得一个高度整合的系统为通用数据提供支持,并为业务活动提供整合的信息,无法在多种流程中保证决策的统一执行,并为管理层提供反馈信息,还会导致企业运营效率的降低。
与此形成鲜明对比的是,那些已经开展最佳实践的企业把绩效管理看作是一个闭环式的周期,该流程从制定目标开始,就成为企业战略的一部分。之后,列出实现目标所需的资源,同时提出新的计划方案,以支持这些目标的实现。实行最佳实践模式的公司还依照关键绩效指标对业绩进行考评和监控,分析出现的异常现象和预测未来趋势,并纠正出现的偏差,以而确保盈利能力的增强和价值的创造。企业不但需要有一个闭环式的绩效管理体系,还应该努力改进进行重大业务决策时所需信息的质量、可用性与关联性。
越来越多的记录系统应用的出现也引发了多种参考数据源的诞生,即人们所熟知的元数据或关于数据的数据。每个系统都包含了一组内部呈现一致的元数据,而与系统外的其他元数据却不统一。系统的分裂与元数据的非一致性导致了信息混乱的出现,给企业带来了多方面的挑战。
第一,执行法律法规上的挑战。塞班斯法案等法规都已经提高了报表流程的管理要求,分析师不可能再像以往那样简单地把信息汇总到电子表格中就算交差了。如果要遵守SEC(美国证券交易委员会)和其他管理机构的法规,企业必须提供及时准确的报表资料,以方便必要的监管工作。
第二,低下的决策水平。众所周知,每年都有无数的企业决策是基于错误、失效或过时的信息,由此做出的错误决策给企业带来巨额的经济损失。各地都存在着普遍的版本管理问题,使用户无从知晓哪个信息源的数据是实时、准确的。更为糟糕的是,有的用户甚至根本无法访问到所需的数据信息。
第三,商机的错失。如今,每个行业都存在激烈的竞争。只有那些能够快速、准确地采取行动的公司才能捕捉到转瞬即逝的商机,赢得竞争优势。而系统的割裂和手工操作所带来的信息延误,会让企业失去竞争优势。
第四,成本的增加。由于系统和流程是重复的,用户只要对相关信息进行调整,企业就要为增加的软件、硬件和系统维护等工作额外买单。同时,员工在不断对数据加以调整并对系统进行整合,企业也要为此负担更多的人工费用。
为了减少信息混乱而造成的影响,许多公司开始建立自己的数据仓库、数据中心,部署自己的ERP系统。但是,这些措施几乎都还不能为现有的绩效管理提供有效的支持。数据中心可以提供强大的应用功能,但过于依赖ETL(数据的抽取、改造和上载)。在这个过程中,很可能会失去数据的关联性,同时又要花费大量的IT资源来保证数据的统一。尽管ERP厂商一直以来都在承诺将提供一体化的解决方案,但实际上这在实施过程中非常烦琐,后续的维护成本也居高不下,不能满足特定绩效管理的需求。无论是数据中心还是ERP系统,人们都可以在上面进行信息查询,并将查询结果下载到单机运行的数据表格中,这样会降低了信息的可信度。建立在这些电子表格中的业务逻辑将在企业范围内广泛传播,更加降低了数据的一致性和准确性。
作为一个均衡的框架,IDM融合了用于支持绩效管理流程的强大功能和针对企业内部各种数据的统一管理。通过提供一般性的框架或规则集,IDM避免了将各种系统、数据库、电子表格和报表工具东拼西凑的烦琐过程,而这些环节会消耗企业大量的资源,还不能保证数据的准确性。在IDM框架之下,每项最先进的应用程序都将在绩效管理周期中发挥出自己独特的作用。由于所有的报表参考信息都将返回到IDM中,就保证了输入到相关的财务报表、仪表盘或即席查询中的信息的一致性,保证每个人遵循的是相同的数据集。通过平衡对最先进功能的需求以及技术上的简约化,IDM可在单一、集成的数据模型中支持所有EPM(企业绩效管理)构件。
扮演组合角色
IDM扮演着商业数据、元数据、整体业务驱动力与假设和KPI的组合角色,所有这些都能使应用在不需要进行改造或调整的情况下实现数据共享。这样,无论是财务人员,还是业务人员,都能够采用相同的数据基础开展自己的工作,同时又能管理好各自的系统和流程。这些绩效管理流程将直接整合到企业内部的其他核心流程中,促使用户将更多的时间用在了解和分析信息上,从而做出更科学的决策,降低风险,实现价值创造的最大化。
IDM认可三项准则:其一,在集中管理绩效管理应用的核心部件过程中,存在着巨大的商业价值;其二,绩效管理周期是循环反复的、相互关联的,并且要求数据和元数据进行共享;其三,需要有基于目的而开发的应用来有效地管理核心业务流程。这些先进的应用可以很容易被学习和掌握,可更快地加以部署,比单独的解决方案或工具包更节省管理成本。
IDM将为我们提供绩效管理所需的业务解决方案,同时消除了数据的重复现象,解决了与数据仓库有关的复杂的ETL数据映射和改造等问题。
作为Business Objects EPM解决方案的基石,IDM包括了元数据、整体假设、通用数据和商业规则,这些都与Business Objects的绩效管理应用进行共享。复杂的ETL、数据移动或数据同步则不需要部署这些核心的EPM功能。
这里需要解释的是,元数据是用来描述数据的维度、纬数和层级的信息;整体假设是用来创建业务模式的绩效管理假想,如兑换率、价格表、经济比率以及其他变量;通用数据包括财务数据、非财务数据和KPI/记分卡数据,IDM中的数据是由EPM应用管理的源数据;商业规则即计算、工作流与比率的定义,以及如何、何时运用这些定义。IDM允许主要绩效管理领域中的共同因素在绩效管理周期的各项应用中进行共享。
那些将IDM作为一个平台,用于管理完整的、闭环式的EPM流程的企业,将具备更强的能力,针对当今的市场竞争和政策法规的压力积极做出应对决策。值得注意的是,IDM将为企业提供更加完整的数据、更加深刻的洞察以及更加有效的控制。
数据的完整性意味着对所有绩效管理应用中的各项内容拥有唯一的、准确的信息,从而减少或消除了既耗时又耗钱的数据调整流程。IDM可以满足企业CFO对数据的准确性和统一性的要求,使他们能及时获取到相关信息,提高对关键绩效指标的把握水平。IDM同样很受CIO的欢迎,因为那些具有相当技术能力的员工不必再深陷于创建和管理易于出现差错的ETL程序中。此外,IDM还允许企业只部署企业绩效管理产品套件中的一项或两项应用,而同时仍然拥有基础框架,便于以后随时添加其他应用。
通过IDM联系起来的灵活而有针对性的绩效管理应用将支持对业务的深刻洞察,为财务和业务专业人士提供开展各项业务活动所需的功能。这样,他们可以完全依赖可靠的数据缩短财务结算和报表制作的周期,缩短制定预算的时间。对可靠而高度一致的数据访问反过来又提高了预测的准确性,有助于管理者更加精准地确定赢利因素,对共享有关业务规则的一般定义拥有足够的信心。
最后,凭借整合型的数据模型,对政策法规的执行与审计标准的遵守也将大大简化。IDM中的元数据和数据通过绩效管理应用而加以管理,与内置的流程和审批机制相辅相成,促进了政策的有效落实。利用Business Objects EPM应用中正确的工作流,管理者能够轻松地改动账目结构中的图表,增加日志输入,提交计划或预测,创建成本对象,并确信审计工作将跟踪到从源头到发布之间的任何变化。
进行整体关联
图1 绩效管理周期
图2 IDM是支持EPM的均衡措施
图3 IDM提供了Business Objects EPM组件中的统一层
下面我们举例来说明如何利用IDM来统一企业的EPM流程。
公司管理者可以通过查阅由Business Objects记分卡模块提供的分析仪表盘报表,开始他们的计划工作。管理者主要关注的是企业绩效管理计划在执行层面和财务报表上的表现,而Business Objects计划模块可以帮助他们实时地对财务数据和计划目标进行对比—这些都是基于IDM中共同的账目图表和组织架构的来实现的。此外,通过EdgarOnline和XBRL可以便捷地将竞争对手信息加入IDM中。由于数据的结构与外部标准化的报表是一致的,企业管理者完全能够依据行业基准和对手情况对绩效进行评估。
拥有了主要财务、运营和竞争信息,公司管理层就能继续他们的战略规划流程,利用Business Objects计划模块设定的高级发展目标。为了评估各种选项,战略计划还包括了一组假设模拟,其基础是各种项目和计划的组合。利用详实的数据和自动调配手段,我们可以完善预算计划,也便于管理层在必要的情况下对预算进行修订和补充。为了提高计划的准确性,我们可以通过Business Objects活动分析模块中的IDM共享主要的驱动要素和整体假设,创建出基于驱动力的模型。这些模型将反映出每条业务线中的真实成本情况,可以用来进行更科学的预测。
在第一个报表周期中,我们可以利用Business Objects财务模块来制作预算规划,与最近的实际数据加以整合,从而为外部报表和指南提供统一的结果信息。数据的使用也可以分不同的水平,用来为各种EPM流程提供支持。但是数据在不同的层次上以及所有流程中仍然是可以调整的。
采用IDM,用户可以通过一个相同的报表界面从任何应用中无缝地获取信息,从而在整个EPM套件中保持报表的高度统一。用户看到的信息是准确的、一致的,并且具有了解和分析结果所必需的细节和业务逻辑。分析报表、财务报告、变量分析以及记分卡均借用IDM来为业务经理提供所需的单一信息版本,以便做出正确的决策。例如,经理人员可以从监控仪表盘中了解到公司正面临着不能达到运营目标的危险。管理者可利用详细的赢利能力分析来了解产品组合与渠道,进而最大限度地实现既定目标。由于IDM确保产品和渠道清单在各项赢利和规划应用中是相同的,因此没有必要对元数据进行调整。假如管理者更新了任何一个分级,所做的变化将实时地体现在两项应用中。
最后,依靠创建风险与控制框架的协助,一个共同的账目图表将进一步加强得到Business Objects 财务监管模块支持的关键控制功能。通过IDM,我们能够实时地获得主要账目信息,快速判断出其重要性。这时,在主要控制方面的相应状态将反应在仪表盘、财务报告或其他EPM应用中。
从理论上来讲,绩效管理代表了一整套需要由业务经理和高级管理层来实施的综合流程,要求具有很高的效率和实效性。IDM充分利用Business Objects EPM产品套件中各应用的核心功能,解决了他们之间进行相互关联带来的低效率问题。IDM彻底消除了信息混乱情况,在业务功能与技术简约性之间提供了最佳平衡点。 |