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BI 实例体验成功部署要点2
作者:佚名    来源:CIO时代    点击数:    时间:2009-12-3
【摘要】透过具体目标,争取主管支持   BI系统导入成败与否,与主管的态度有相当大的关系。   以企业的营运角度而言,和利润直接相关的IT系统如 ERP,往往容易获得企业主管的支持,而像BI这种策略性、分析性的辅助工具,有时就被视为可有可无。

透过具体目标,争取主管支持

  BI系统导入成败与否,与主管的态度有相当大的关系。

  以企业的营运角度而言,和利润直接相关的IT系统如 ERP,往往容易获得企业主管的支持,而像BI这种策略性、分析性的辅助工具,有时就被视为可有可无。

  分析企业导入BI的原因,通常是因为信息取得不便利、不完整。像是过去永准公司在取得报表速度跟不上企业需求,这种已经影响到营运的情况,通常比较容易获得主管支持,但如果是希望借助BI提升企业在决策方面的能力,恐怕要获得主管首肯就没那么容易。

  IT主管如果评估BI系统的确能协助企业改善营运,获得主管支持的方法便是提出对企业营运所能带来的效益,藉此取得主管认同。顶好超市在BI导入过程中,前置工作花了一年,其中一半时间在评估解决方案,另外半年则是与主管沟通BI的效益,最后在明确诉求导入BI可以降低库存与增加毛利,案子最后才得以通过。

  另外如果有同业或国际性集团的其它分点有成功的导入案例,通常也是说服主管的好方法。在这点顶好超市也由于香港的分点有导入的案例,不但有助于主管同意,在实际导入过程中,包含 ETL流程、程序、接口都能向香港方面学习,连提供给员工参考的操作手册也是在香港办公室的基础上增修而成,减少不少导入时可能会发生的障碍。

  有使用者的参与的BI才算成功导入

  不少人认为,BI系统成败不是在成功上线那一刻,反而是导入之后,员工是否肯使用、活用才是关键。没有人用的BI系统,就没有任何智能可言。

  要让员工能积极参与,在导入过程中就得了解使用者的需求,要尽量建置将他们所需的数据维度,然而不合理的需求也必须与使用者沟通。例如想透过一张报表可以含括所有信息,但是这样的报表不见得容易解读,这时就要试着扭转使用者的观念,让他们了解为什么办不到,或者协调较复杂的报表,留待晚一点的阶段再行建置。

  导入之后则必须鼓励员工使用,除了办理说明会或教育训谏课程之外,也可以在各个部门训练一、两位进阶使用者,由他们引导同事使用。顶好超市便是利用这种方式,不但可以降低IT部门的负担,而且更能切中实际分析。

  顶好超市还设计了统计机制,让主管了解员工使用BI系统的次数、时数,建立的报表数量,除了可以奖励表现杰出的员工,无形中也让员工为了绩效而积极去使用系统,达到使用者运用系统的目的。

  跟其它系统一样,BI系统导入会影响到原有的企业流程,像永准公司虽然在营业部门成功推动BI,但在其它部门推广时,就会遇到有些人就是习惯AS400文字型的操作接口,或是习惯看打印出的报表。台湾烟酒也因为信息透明化,系统控管严格,导致过去能够进系统修改数据或像透过塞单冲业绩的方式,现在都不可行,也会让使用者有所抱怨。

  像这些情形,有些需要使用者改变过去习惯,有些是要使用者改变观念,修正过去积非成是之处,这些都是IT技术之外必须努力的地方,才不会因为使用者反弹、不配合,而导致系统闲置。

IT部门应主动介入,积极担任桥梁角色

  无论企业是否要导入BI,或是导入后能否发挥应有的功效,IT部门可说是关键的灵魂人物。无论企业是购买软件自行导入,或是由厂商协助导入,IT部门都应积极扮演沟通的角色,系统才容易建置成功。

  永准公司的BI项目由两个人负责导入,但在鼎新开始导入之前,IT部门就已经将使用者的需求分析做完,而这一段通常是导入前最耗费时间的阶段。也因此他们的系统能在很短的时间内完成。而且台湾BI系统成功上线后,IT部门也将这套系统应用到大陆的分点使用,扩大系统原有的价值。

  另外,像顶好超市的IT主管则要求负责BI导入的IT人员不仅要懂工具,还得实际去了解使用者平常究竟如何运作,例如分析损耗,他们究竟看了哪些报表?业务人员的分析思维究竟是从哪个角度出发?如何展开?透过这些动作的了解,才能开发出符合使用者需求的系统。

  过去报表产生必须仰赖IT部门,而BI的导入让业务人员可以自行生产报表,不但时效快,而且分析的结果一定是使用者所需的。不过系统数据维度多,因此IT人员也要让使用者了解究竟可供参考、分析的数据有哪些,要透过怎么样的操作,才能取得这些数据。

  唯有IT部门主动介入,发挥桥梁角色,BI才能在企业内运作的更稳健。

  小成本也能建置BI

  许多企业一听到BI就觉得不是上千万也要数百万,事实上,BI也可以拥有百万元以下物美价廉的选择。长期协助企业导入BI的颜协邦就认为,即使是三、四十万的预算,BI仍然大有可为。

  从慧盟信息的实际导入BI的经验看来,比起作业型、交易型的的系统,企业对于BI还是相对保守,投资的意愿较低,因此透过“由上而下”的议题式导入方法,可以降低BI建置的成本,也更容易呈现BI的效益。

  企业建置BI的路径,可分为“由下而上”与“由上而下”。由下而上是从基础建设开始考虑,为了导入BI,才开始建置必需的资料来源,购买相关的软、硬件。这种建制方式通常成本较高。

  “由上而下”则是先选定像是进销存、财务等议题,再随着企业成长或者使用意愿慢慢扩充。由于单点议题规模比较容易控制,以年营收在20亿以下的公司规模而言,大概一、二个月就可以结束。一般而言,企业通常会从销售议题开始,比较能看出导入BI的效益。由于议题小、需求少,问题就小,上线成功的机会就高。当高阶主管发现BI系统是有效益的,再投资的意愿就会增加。

  至于企业如果打算自行导入BI,仍得先从评估导入BI的目的开始,确认现存的系统既然都有报表,导入BI还能带来哪些效益?评估之后仍有导入BI的必要,才适合继续进行。

  另外稳定的数据来源也是必要的,不一定要ERP系统,只是一定要是稳定、持续的数据累积,只要符合这样的前提,就算是Excel文件作为资料来源,也并非不可行。

  之后是工具的选择。选单一品牌的解决方案?还是各取精华的工具组合?这并没有一定的答案。像是统包式的解决方案没有工具的整合的问题,但不见得每个工具都是最适合企业使用;相反的,整合型的虽然可以找出最佳组合,但也有可能会面临整合困难的情况。这都是需要IT部门仔细评估。

  有这些评估过程,企业自行导入的成功机率才会提高。

责任编辑:朱莉   
 
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