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拍案说BI 实例体验成功部署
作者:小庄    来源:IT168    点击数:    时间:2009-8-31
【摘要】BI不是个新鲜的名词,也不是崭新的技术,从数十年前Gartner提出以来,就已经存在许多实践BI的方案。虽然BI已经是成熟的概念与技术,然而导入失败的例子还是时有所闻。另外,对于BI往往也存在许多迷思,例如BI是庞然大物,只有大型企业才玩得起,或是只有先建置好昂贵的 数据仓库或是 ERP系统,才可能……

BI不是个新鲜的名词,也不是崭新的技术,从数十年前Gartner提出以来,就已经存在许多实践BI的方案。虽然BI已经是成熟的概念与技术,然而导入失败的例子还是时有所闻。另外,对于BI往往也存在许多迷思,例如BI是庞然大物,只有大型企业才玩得起,或是只有先建置好昂贵的 数据仓库或是 ERP系统,才可能导入BI系统。

    干净的资料数据来源是BI成功的起点

    导入BI系统,用意在发掘数据中的事实,藉由这个事实再发展出种种分析面向与决策协助。因此想要发掘出事实,有赖于“干净”的资料数据。

    在BI架构中,建立干净的数据,通常利用 ETL工具达成。ETL是撷取(Extration)、转换(Transformation)、加载(Loading)三个英文字的缩写,意谓着数据从来源到目的的清洁过程,每经过一个阶段,数据就更具价值。

    对于有ERP系统的企业,这个问题较小,例如顶好超市主要从ERP系统制式抛转到数据仓库,因此数据整合问题在ERP那一端就已经解决了。不过顶好超市目前也透过POS系统,直接回传消费者的购买情形到数据仓库,进行购物篮分析。购物篮分析日后打算运用数据采矿进行分析,到时候数据质量要求更高,在数据整合上可能就会出现较大的挑战。

    同样的,星裕国际也是在 SAP ERP导入一年之后,确认数据都正常稳定了,才开始进行BI的导入计划,同样也是着眼在数据的正确。

    企业本身如果具备开发能量,可以自行开发或BI系统或透过第三方的ETL工具进行数据转换、整合工作。如果没有的话,也可以在导入时由导入厂商做好资料整合的工作,例如永准公司的导入经验,就是请鼎新导入团队利用SQL Server的ETL工具DTS,将AS400的数据捞取之后,再予以整合。

    建制数据仓库不必要花大钱

    BI经常被企业视为庞然大物,非得花费个上千万的预算才有可能办到,而这些预算中,数据仓库往往又是当中最耗费成本的。

    究竟数据仓库有没有建置的必要?首先我们要从了解数据仓库是什么着手。如果排除数据仓库在建置时采用主题式、整合过的数据这类方法论不谈,数据仓库本质上,说穿了就是可以储存大量数据的数据库,以目前微软的SQL Server 2005都宣称能储存TB等级的数据量,以较低成本建置资料仓库事实上不难达成。

    台湾烟酒公司在建置BI系统时,预算是400万元,当时一些软件大厂认为这样的预算连数据仓库都不够,于是就没参与招标。后来负责导入的叡扬信息,便是使用SQL Server作为台湾烟酒的数据仓库。对台湾烟酒来说,它们实际使用的数据量来实在没有必要建个大仓库,里面却只放置一点点数据,不符合ROI。而选用微软数据库的永准公司,在报表产出效能一样可以达到他们的需求,因此昂贵的资料仓库实在不是建制BI系统的门坎。

    那些高贵的数据仓库究竟贵在哪里呢?以NCR的Teradata或Sybase IWS来说,它们针对BI查询、分析的特性进行优化,和传统关连式数据库的查询效能可能差距数十倍以上,这些在数据量大时将更形明显。

    因此企业在建置数据仓库时,可以对数据量与查询效能进行评估,不必然要花大钱才能建置数据仓库,别让数据仓库的迷思成为通向BI的绊脚石。

    不论先导入ERP或BI,都有好处

    除了数据仓库经常让企业裹足不前,另一个让企业犹豫的可能是ERP系统与BI系统谁先谁后的问题,尤其是IT预算有限的中、小企业更是如此。

    就理论而言,先行建置ERP系统是正规的作法。一方面ERP系统和企业营运直接相关,企业的进销存、财务、人事等系统的整合与运用。另一方面,有了ERP系统,企业的数据等于先行整合一次,日后再丢给BI系统时,可以少掉不少资料整合的工夫。

    但现实情况往往不见得都会照着理论走。由于ERP的导入牵动层面广大,通常需编列不少预算,如果明知道ERP系统不可能在短期间导入,但是又有在线实时分析的需求,那么非要等到ERP导入才导BI,其实反而不利。

    台湾烟酒便是一个典型的例子,就IT部门来说,导入ERP系统的预算与建置时期相当长,但对主管而言,却又需要实时的数据和更丰富的分析面向,以迎战日益艰困的环境。因此他们决定不循正规作法,先导入有立即需求的BI,再慢慢规画日后的ERP系统。

    再如永准公司虽然已经建置ERP系统,但是他们BI分析需求落在营业部门,以这种部门级的规模,如果有稳定的数据来源,即使没有ERP系统,也适合先行导入BI。

    慧盟信息的资深经理颜协邦认为,BI是否适合导入的底线在于持续性可供分析的数据。由这个标准来看,有没有ERP系统并非关键,而是企业有没有可供分析的数据,如果有的话,即使没有ERP系统,仍是可行的。

    不过必须注意的一点是,先导入BI,日后再建置ERP系统时,势必要重新经历数据整合阶段,有可能到时BI系统必须根据ERP导入有所调整;如果以部门级为单位导入BI,当其它单位也有需求时,同样会发生数据整合的问题,这都是考虑谁先谁后时,必须一并思考的问题。

透过具体目标,争取主管支持

    BI系统导入成败与否,与主管的态度有相当大的关系。

    以企业的营运角度而言,和利润直接相关的IT系统如ERP,往往容易获得企业主管的支持,而像BI这种策略性、分析性的辅助工具,有时就被视为可有可无。

    分析企业导入BI的原因,通常是因为信息取得不便利、不完整。像是过去永准公司在取得报表速度跟不上企业需求,这种已经影响到营运的情况,通常比较容易获得主管支持,但如果是希望借助BI提升企业在决策方面的能力,恐怕要获得主管首肯就没那么容易。

    IT主管如果评估BI系统的确能协助企业改善营运,获得主管支持的方法便是提出对企业营运所能带来的效益,藉此取得主管认同。顶好超市在BI导入过程中,前置工作花了一年,其中一半时间在评估解决方案,另外半年则是与主管沟通BI的效益,最后在明确诉求导入BI可以降低库存与增加毛利,案子最后才得以通过。

    另外如果有同业或国际性集团的其它分点有成功的导入案例,通常也是说服主管的好方法。在这点顶好超市也由于香港的分点有导入的案例,不但有助于主管同意,在实际导入过程中,包含ETL流程、程序、接口都能向香港方面学习,连提供给员工参考的操作手册也是在香港办公室的基础上增修而成,减少不少导入时可能会发生的障碍。

    有使用者的参与的BI才算成功导入

    不少人认为,BI系统成败不是在成功上线那一刻,反而是导入之后,员工是否肯使用、活用才是关键。没有人用的BI系统,就没有任何智能可言。

    要让员工能积极参与,在导入过程中就得了解使用者的需求,要尽量建置将他们所需的数据维度,然而不合理的需求也必须与使用者沟通。例如想透过一张报表可以含括所有信息,但是这样的报表不见得容易解读,这时就要试着扭转使用者的观念,让他们了解为什么办不到,或者协调较复杂的报表,留待晚一点的阶段再行建置。

    导入之后则必须鼓励员工使用,除了办理说明会或教育训谏课程之外,也可以在各个部门训练一、两位进阶使用者,由他们引导同事使用。顶好超市便是利用这种方式,不但可以降低IT部门的负担,而且更能切中实际分析。

    顶好超市还设计了统计机制,让主管了解员工使用BI系统的次数、时数,建立的报表数量,除了可以奖励表现杰出的员工,无形中也让员工为了绩效而积极去使用系统,达到使用者运用系统的目的。

    跟其它系统一样,BI系统导入会影响到原有的企业流程,像永准公司虽然在营业部门成功推动BI,但在其它部门推广时,就会遇到有些人就是习惯AS400文字型的操作接口,或是习惯看打印出的报表。台湾烟酒也因为信息透明化,系统控管严格,导致过去能够进系统修改数据或像透过塞单冲业绩的方式,现在都不可行,也会让使用者有所抱怨。

    像这些情形,有些需要使用者改变过去习惯,有些是要使用者改变观念,修正过去积非成是之处,这些都是IT技术之外必须努力的地方,才不会因为使用者反弹、不配合,而导致系统闲置。

    IT部门应主动介入,积极担任桥梁角色

    无论企业是否要导入BI,或是导入后能否发挥应有的功效,IT部门可说是关键的灵魂人物。无论企业是购买软件自行导入,或是由厂商协助导入,IT部门都应积极扮演沟通的角色,系统才容易建置成功。

    永准公司的BI项目由两个人负责导入,但在鼎新开始导入之前,IT部门就已经将使用者的需求分析做完,而这一段通常是导入前最耗费时间的阶段。也因此他们的系统能在很短的时间内完成。而且台湾BI系统成功上线后,IT部门也将这套系统应用到大陆的分点使用,扩大系统原有的价值。

    另外,像顶好超市的IT主管则要求负责BI导入的IT人员不仅要懂工具,还得实际去了解使用者平常究竟如何运作,例如分析损耗,他们究竟看了哪些报表?业务人员的分析思维究竟是从哪个角度出发?如何展开?透过这些动作的了解,才能开发出符合使用者需求的系统。

    过去报表产生必须仰赖IT部门,而BI的导入让业务人员可以自行生产报表,不但时效快,而且分析的结果一定是使用者所需的。不过系统数据维度多,因此IT人员也要让使用者了解究竟可供参考、分析的数据有哪些,要透过怎么样的操作,才能取得这些数据。

    唯有IT部门主动介入,发挥桥梁角色,BI才能在企业内运作的更稳健。

    小成本也能建置BI

    许多企业一听到BI就觉得不是上千万也要数百万,事实上,BI也可以拥有百万元以下物美价廉的选择。长期协助企业导入BI的颜协邦就认为,即使是三、四十万的预算,BI仍然大有可为。

    从慧盟信息的实际导入BI的经验看来,比起作业型、交易型的的系统,企业对于BI还是相对保守,投资的意愿较低,因此透过“由上而下”的议题式导入方法,可以降低BI建置的成本,也更容易呈现BI的效益。

    企业建置BI的路径,可分为“由下而上”与“由上而下”。由下而上是从基础建设开始考虑,为了导入BI,才开始建置必需的资料来源,购买相关的软、硬件。这种建制方式通常成本较高。

    “由上而下”则是先选定像是进销存、财务等议题,再随着企业成长或者使用意愿慢慢扩充。由于单点议题规模比较容易控制,以年营收在20亿以下的公司规模而言,大概一、二个月就可以结束。一般而言,企业通常会从销售议题开始,比较能看出导入BI的效益。由于议题小、需求少,问题就小,上线成功的机会就高。当高阶主管发现BI系统是有效益的,再投资的意愿就会增加。

    至于企业如果打算自行导入BI,仍得先从评估导入BI的目的开始,确认现存的系统既然都有报表,导入BI还能带来哪些效益?评估之后仍有导入BI的必要,才适合继续进行。

    另外稳定的数据来源也是必要的,不一定要ERP系统,只是一定要是稳定、持续的数据累积,只要符合这样的前提,就算是Excel文件作为资料来源,也并非不可行。

    之后是工具的选择。选单一品牌的解决方案?还是各取精华的工具组合?这并没有一定的答案。像是统包式的解决方案没有工具的整合的问题,但不见得每个工具都是最适合企业使用;相反的,整合型的虽然可以找出最佳组合,但也有可能会面临整合困难的情况。这都是需要IT部门仔细评估。

    有这些评估过程,企业自行导入的成功机率才会提高。

  来源:IT168

责任编辑:朱莉   
 
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