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KPI的成功之道
作者:赵日磊  文章来源:本站原创  点击数  更新时间:2008/4/2 8:58:09  文章录入:admin  责任编辑:admin

    目前,绝大多数实施绩效管理的企业都已经引进或者准备引进KPI概念,所谓KPI,是指影响员工绩效表现的关键绩效指标,英文单词Key Performance Indicator的首字母缩写。KPI的导入,使我们对员工绩效表现的关注从眉毛胡子一把抓转移只关注对员工绩效表现有较大影响的几个关键性指标,也就是说,我们在考核一个员工的绩效的时候,并不是对员工的所有的工作职责都考核,而是选取几个重点的绩效指标,通过关注这几个关键绩效指标,来帮助员工改善绩效,进而改善企业的绩效。

  那么,如何设计KPI,实施KPI考核应该注意哪些问题呢?笔者以为,实施KPI需至少注意以下三个层面的问题。

  一、物质层面应注意的问题

       请注意,我们在阐述绩效考核目的时候,通常都会这样描述:绩效考核的根本目的在于改善员工的绩效,进而改善企业的绩效。对于企业来说,企业整体绩效的改善才是最重要的,而要做到这一点,首先必须关注具体从事工作的员工的绩效改善,否则,改善企业绩效的最终目标无法达成。因此,我们可以这样理解,企业绩效的改善是绩效管理的最终目的,而员工绩效的改善则是达成这一目的的必由途径。

  鉴于上述分析,我们在设计员工绩效指标的时候,就必须有一个深刻的思考,这个思考就是,员工的绩效如何为企业的绩效做贡献?实际上,所谓绩效,就是一个员工通过履行自己的职责,对企业绩效的改善做出贡献。贡献是我们衡量员工绩效的关键词,考核员工就必须关注对企业绩效的贡献,脱离贡献谈绩效只能是为考核而考核,没有实际意义。

  我们知道,员工在日常工作中会表现出很多行为,但并不是所有的行为都代表绩效,只有那些对企业的发展做出贡献的行为,我们才可以称之为绩效。例如:某些经理或主管,喜欢让下属为自己做一些私人的事情,比如撰写研究生毕业论文,比如帮忙处理一些私人事务,尽管这些工作会占用员工大量的时间,而且员工的这些行为也能带来好的效果,比如论文通过,比如解决主管的家庭事务,帮助主管排忧,但是我们不能把这些行为作为员工的绩效,因为这些工作与企业的目标没有任何联系,没有为企业绩效的改善做出任何贡献。另外,员工没有按照主管的意图做事,花费了一周的时间做出一个不知所云的文案,表面看来,员工是做了事,表现出了一定的行为,但这些行为与企业的要求相背离,不能为企业的发展做出贡献,那么,员工的这个行为就不能称之为绩效。

  鉴于以上分析,我们在设计KPI的时候,首先要考虑的一个问题就是员工的绩效如何为企业的绩效做出贡献。按照这个要求,我们必须对KPI做如下思考:

       1、 KPI的来源是什么?

  很显然,如果要做到使员工的KPI为企业的绩效做出改善,KPI的设计就必须关注企业的战略目标和年度计划,KPI必须服务企业的总体目标。

  因此,KPI的分解的来源是企业的战略目标或年度计划,但是,许多企业并没有清晰的战略目标,或者根本不具备推行战略管理的基础,那么,这时候,我们在设计KPI的时候,就要关注年度目标,从企业的年度目标开始分解,先分解到部门,再分解到具体从事工作的员工,形成企业、部门、员工三级KPI指标体系。

  对战略目标或年度目标进行分解的时候,我们可以采用平衡计分卡作为分解的工具,从财务层面、顾客层面、内部流程层面、学习与成长层面四个层面对战略目标或年度目标进行分解,形成公司级BSC,然后根据各个指标和部门职责的相关性,进行指标提取,形成部门的绩效指标库。注意,BSC只是在公司层面具备完善的四个层面,而形成部门绩效指标库的时候,我们就不需要严格按照四个层面进行划分,我们只要借助BSC的思想对公司级的绩效指标进行分解就可以,无须始终抱着四个层面不放。有一家企业在设计部门指标的时候,也是按照四个层面进行划分,最终发现行政管理部门的财务指标找不到,但为了不破坏四个层面的完整性,最终制订了一个每个月节约成本30元的指标,并把它作为KPI写入部门主管的业绩管理卡,实际上,这是一个没有任何意义的KPI.另外,我们知道,员工的职位并不是独立存在的,实际上,部门与部门之间,职位与职位之间存在着千丝万缕的联系,这个联系的主线就是工作流程。因此,员工的KPI中有一些可能是支持流程衔接和流程改善的,我们在设计KPI的时候应该把这个因素考虑进去。从改善流程角度选取KPI.

        2、 KPI的基础是什么?

  很显然,员工的职位说明书是KPI设计的基础,从年度目标向员工进行分解的时候,所依据的就是员工的职位说明书。因此,在实施KPI分解的时候的,必须要先确定员工的职位及职位说明书,把员工的工作职责界定清楚,并以此为基础对KPI进行分解。

  我把上面的因素称为物质层面的因素,他们为KPI提供物质基础,是KPI思想的物质层面。

  二、标准层面应注意的问题

       我们在找到员工为企业做贡献的KPI之后,并不能保证其得到有效的实施,因为这个时候,只是确定了考核指标的名称和内容,而很重要的考核指标的目标值和考核标准并没有确定。

  在制定考核标准的时候,我们通常都会遇到这样一个难题,就是指标的量化的问题,因为我们知道,只有量化的指标,才是便于考核的指标,才是具备操作性的指标。但我们在实际的工作中,也会发现,要想对员工的KPI进行量化,并不容易,比如职能部门的指标就是很难量化的,人力资源部作为绩效管理的归口管理部门,其工作本身就很难用数字说明白,比如,如何衡量绩效管理体系的效果,恐怕这样一个简单的问题就可以难倒一批HR经理。

  但我们也应该知道,量化并不是唯一的标准,而且越是不容易量化的指标,往往越是重要的指标。比如,电话在响三声之前就要接听,这是容易量化的,便于考核的,只要考核者注意观察就可以得到准确的考核数据,但接听电话的质量如何,这个指标就不是很容易量化的,考核数据无法准确获得,但这个指标比电话响三声之前就要接听重要的多。

  那么我们如何来确定KPI的考核标准呢?我想把握这样一个原则很重要:量化不是目的,可验证才是目的。具体地说,我们不要把量化作为考核的唯一救命稻草,眼光不要老是盯住量化不放,而是转移到可验证这个标准上来,只要我们可以找到衡量KPI的事实,对KPI的考核要求进行验证,我们就可以使KPI发挥作用。

  而要做到可验证,我们可以在以下几个方面下工夫:

       1、细化。对于不能量化的工作,可以按"质量、时间和成本"这三个纬度进行细化。如:"2月15日之前,采购和安装全厂的消防设施,要求通过消防部门认证,费用预算为8万元人民币。"对于这样一个指标,我们可以按照质量、时间、成本三个纬度进行设计,考核的标准可以设置成为:当月没有通过认证为0分(质量),每推迟一天扣2分,每提前1天加1分(时间)。预算每超2000元扣1分,每节省1000加1分(成本)。

  2、流程化。对于既不容易量化,内容又比较单一的工作,可以进行流程化设计。如"培训专员"的工作,工作内容就比较单一,就是负责培训,如果以此设定绩效指标,容易造成考核指标过于单薄,无法全面反映他/她的工作。这时,我们可以将培训工作按照工作的流程分解成几个部分,"培训需求调查→制定培训计划→组织实施→评估培训效果",然后针对每个工作流程制定相应的标准,进行管理和考核。

  3、行为化转化。即将对员工的考核变成对其行为的考核,如,我们常常说的教师的"师德"是无法直接考核的,但是我们可以看老师在教学中表现出来行为,例如,倾听学生的诉求等,就是中国话说的"言传身教"中的"身教"的部分;如,团队精神,也是无法直接考核的,我们可以通过考核员工与员工之间的不合作次数来考核这个指标,比如在一个绩效周期内,员工在流程合作方面有几次不配合,员工可以对流程衔接岗位员工的不合作行为进行投诉,以投诉次数考核这个指标;执行力这个指标也是一样,我们可以考核员工有几次不能执行上级领导的工作指令,或者有几次不能按照上级指令的标准如期完成工作任务。

  三、操作层面应注意的问题

       我们一直强调,绩效考核是主管和员工之间探讨成功的机会,所以KPI的制订必须由主管和员工双方共同完成,而不能演变成主管对员工下达考核任务或强制推行的单方面决策。

  所以,在分解KPI指标的时候,必须强调员工参与的原则,在选取什么KPI,如何确定目标值,如何制定考核标准等方面听取员工的意见,同时,为了做到帮助员工改善绩效的目的,主管还要秉承期望原则,对员工的绩效提高表达期望,引导员工追求高绩效,设定适当提升的考核标准。最后,很重要的一点,作为主管和员工之间的绩效协议,双方应对KPI做出正式的承诺,在成果文件上签字确认。

  需要注意的是,很多企业容易陷入一个误区,认为只要制订了KPI,绩效管理的任务就完成了一大半,剩下的工作就只是考核打分了。于是,在很多企业里就会出现一种现象,制订绩效指标的时候,大家干得热火朝天,企业老总的参与度也比较高,在老总热情参与的精神感召下,管理者通常会表现出积极的工作态度,在KPI的细节问题上花费大量的时间和精力,企图制订出完美无缺的KPI指标,但是,一旦管理者和员工双方签字确认,进入正式的实施环节,这个工作就会被搁置起来,起码很长一段时间,没有人去关心KPI实施这回事。

  实际上,我们知道,KPI并不能自动实现,制订完成KPI只是完成了绩效管理万里长征的第一步,还有更多后续的工作需要管理者和员工去做。这些后续工作包括:绩效沟通与辅导、绩效考核与反馈、绩效诊断与提高,只有把后面这三个环节的工作做好了,KPI的成果才能得到真正的落实和强化。

  因此,KPI制订完成以后,管理者应以支持者和帮助者的身份帮助员工进入绩效管理的轨道,进入PDCA循环的各个环节,通过与员工保持高效的绩效沟通,为员工提供支持和帮助,清除前进过程中的障碍,来帮助员工更好地认识KPI,更好地实现KPI的要求,使员工在管理者的辅导帮助下,在绩效管理预定的轨道上,按照当初制订的目标值和衡量标准,达成并超越这些绩效指标,进而达到改善绩效的目的。

  结束语:

       KPI的设计和选择是绩效管理体系建设的重要环节,KPI选取的是否合适,标准制定的是否恰当,制定KPI时所采取的方式是否人性化,等等这些问题是制约KPI是否有效的关键因素,而要做到这些,企业就必须全面关注KPI实施的三个层面:物质层面、标准层面、操作层面,提高KPI的有效性,提升绩效管理体系建设的效率。

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