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商业智能系统需求调研需要六脉神剑
作者:绝地苍狼    来源:IT168    点击数:    时间:2010-11-18
【摘要】前期需求调研充分是后期项目取得成功的基础。笔者负责过不少的BI项目。有些项目之所以失败或者果不理想,其中很大一部分原因是需求调研不足所造成的。需求调研这项工作虽然比较费时费力,但是却是BI项目实施过程中必不可少的一个环节。笔者将这个需求调研的工作总结为六脉神剑,以供大家参考。

前期需求调研充分是后期项目取得成功的基础。笔者负责过不少的BI项目。有些项目之所以失败或者果不理想,其中很大一部分原因是需求调研不足所造成的。需求调研这项工作虽然比较费时费力,但是却是BI项目实施过程中必不可少的一个环节。笔者将这个需求调研的工作总结为六脉神剑,以供大家参考。

  一、以现有报表为模型

  笔者在给企业进行需求调研时,第一步就是让企业用户拿出现在在使用的分析报表。如企业在用的成本分析报表、订单利润分析报表、出货及时率分析报表等等。由于这些报表企业已经用了很长一段时间了,为此应该说比较有心得。在需求调研时,这部分需求是比较容易掌握的。实施顾问只需要将相关的报表收集起来,然后以这些现有的报表为基础进行系统设计即可。

  不过需要注意的是,对于用户所提供的报表也要有所选择。因为用户提供的报表有些内容是不合理的。作为实施顾问,应该根据标准分析模型或者系统中已经实现的功能,对这些报表进行甄别。如果发现用户提供的报表有不合理的地方,应该及时向用户提出。在可能的情况下,让用户调整现有的报表格式,以符合标准化作业的要求。

  二、以系统功能为模板

  在进行BI需求调研时,另外一种方法是以系统功能为模板。简单的说,就是将系统中现有的分析功能与报表一一列出来。然后将这个报表给用户看,向他们询问需要哪些分析功能与报表。这种分析方法,想比上面一种“以现有报表为模型”的分析方法,有一个比较好的优势。

  如有些比较好用的分析功能,如KPI分析,企业用户可能没有用到。或者说企业管理者根本没有意识到这种KPI分析的重要性。换句话说,有些功能可能并不是企业用户不需要用,而是他们根本没有意识到。此时如果将系统中可以实现的功能一一给企业管理者演示或者进行说明。企业管理者就可能对某些以前他们不需要用到的报表与分析功能会感到兴趣,从而提高系统的使用率。

  在这里笔者要提醒企业用户一声。有些不负责任的实施顾问会偷懒。他们不喜欢使用这种需求调研方法。因为这种方法可能会增加实施的工作量。有些功能实施顾问不提的话,用户自己就不会提出,那么他们就不用实施。而实施顾问一提、如果企业管理者刚好感兴趣的话,那么他们就需要这个功能。此时就会增加顾问实施的工作量。所以笔者建议,在BI需求调研时,企业用户要向实施顾问提出这个要求。或者自己整理系统中的所有功能,然后对照企业自己的实施情况,一一进行分析。

  三、向其他企业取经

  通过以上两种方法,实施顾问与企业项目负责人能够收集到企业大部分的需求。不过这并不是全部的需求。笔者认为,在条件允许的情况下,企业项目负责人还情感向其他企业去取经。这里笔者需要提醒的一点是,实施顾问除非跟企业有比较特殊的关系,一般都不会主动向用户提供需求的建议,特别是系统中没有现成解决方案的需求。这些内容就要靠企业自己去挖掘。这其中一个比较好的手段就是向其他企业去取经。

  如企业的业务合作伙伴(包括客户或者供应商),如果已经上了BI系统的话,那么就可以派个人去观摩一下。如果发现他们在系统使用中有一些比较出色的报表或者分析功能,而自己企业正有这个需求的话,那么就可以拿来使用。当然我们也不是采取“拿来主义”。或者说要采取有选择的拿来主义。简单的说,就是要对其他企业所采用的分析功能根据企业的实际情况进行结合分析。

  如果企业真的有需要使用这方面功能的话,那么就可以借鉴。如可能这家企业是一家外贸型的生产企业。在计算订单利润的时候,需要将退税率考虑进去。而自己这家企业如果是纯内贸的企业,那么这个分析功能对于自己来说丝毫没有用处。相反,自己企业有大部分业务也是外贸的,此时在分析订单利润时就需要将这个退税率考虑进去。

  四、对收集起来的需求要进行甄别

  以上三种手段是企业进行需求调研时的主要途径。通过这三个步骤,企业的BI项目所需要的需求就收集的差不多了。不过这并不表示需求调研已经完成。接下去的工作才是比较具有挑战性的功能。企业项目管理员需要对收集起来的需求进行甄别。也就是说,需要结合企业的实际情况以及各个部门用户的需求,来判断这些收集企业的需求是否自己真的需要。有些企业往往在这里会出现问题。

  如有些分析报表,他们在很久以前可能用过。可是现在随着企业环境的变化,这些分析报表可能已经不再需要了。但是在需求整理的时候,没有将这些内容甄别出来。结果费了九牛二虎之力将这个分析报表实现了,但是最后却将其束之高阁。我们在BI需求分析时,就需要对这些需求进行甄别。通常情况下,甄别可以从两个方向入手。

  一是收集起来的需求,企业现在已经不需要使用了。现在信息化管理在企业中非常的普遍。企业在上BI系统之前,往往都已经有了一定的信息化管理背景。如已经上了财务管理系统、进销存管理系统,甚至 ERP管理系统等等。在这些系统中,也带有一定的分析功能与报表。此时就没有必要再在BI系统中在重复实施了。或者说有了这些软件的帮助,企业原有的一些分析功能不需要再做。对于这些需求要甄别出来。

  二是企业无法实现或者暂时无法实现的需求。BI系统的一个重要特点,就是需要先有“原材料”。如果没有原材料的话,那么BI系统将一无用处。也就是说,BI系统的功能需要有基础数据的支持。如果企业凭现有的管理模式,无法取得这个需求分析所需要的数据,或者无法准确取得。如在分析人工成本时,可能需要用到工时等信息。某些粗放型管理的企业,可能没有这方面的相关数据。那么也就无法实现人工成本分析或者工艺成本分析的功能。对于这种企业无法实现或者暂时无法实现的需求也要甄别出来。

  五、对需求要进行用户的书面确认

  在做需求调研时,我们往往会陷入这么一个误区。今天提出来的需求,到明天就可能被自己否决掉,或者说需要更改相关的内容。这在BI项目实施过程中是比较常见的。其实这主要是因为中间缺少了一个环节所造成的。笔者在项目实施过程中,对于相关收集起来的需求会让用户进行书面的确认。这个确认的动作,其实就是用户再次梳理自己需求的一个过程。根据笔者的经验,在这个过程中,会有不少的需求被用户自己过滤掉,或者说对相关的需求进行简化等等。

  如果采取了这个环节,那么在项目正式实施时,用户需求调整的情况可以得到明显的控制。虽然说不能够完全避免,但是会有明显的下降。无论是实施顾问还是企业项目负责人,笔者都建议这么做。

  六、对相关需求进行排序

  当相关需求进行排序之后,项目管理员与实施顾问就要做下来,对需求根据相关的规则进行排序,以确定需求的实现顺序。BI需求的大部分工作在与基础数据的整理。而这项工作又会花费企业用户很多的时间。所以这就确定了BI项目的所有需求不可能在短时间之内实现。为此就需要对此进行排序,以确定比较合理的实现顺序。

  通常情况下可以根据先易后难、先急后缓等规则进行排序。笔者的建议是,一个基本的原则就是将简单的、用户比较急的需求放在前面。这就好像我们考试时,一般都会将比较简单的题目放在前面。如果第一道题目就非常的难,大部分学生都做不出来,那么就会把相当一部分人考蒙掉。从而影响到后面正常的发挥。笔者比较看重这个需求实现的顺序。这直接关系到系统实施的进度。

责任编辑:朱莉   
 
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